Una volta conclusa la Software Selection, per l’azienda inizia un impegnativo percorso di cambiamento.
Il passaggio ad un nuovo ERP è spesso visto dalle aziende come un’operazione delicata e con un comprensibile indice di rischio perché va ad influenzare nel profondo i processi aziendali, oltre che la modalità di lavoro e le abitudini dei singoli utenti che sono ormai legati a certi meccanismi e a certe attività di routine.
Ecco alcuni accorgimenti e consigli utili per gestire questa situazione.
I ruoli e le responsabilità dell’azienda
Sarà sicuramente importante da parte dell’azienda individuare un referente di progetto interno, in grado di interagire in maniera efficace e collaborativa con la società implementatrice. Solitamente questa figura corrisponde all’IT Manager che dovrà vestire i panni anche del Project Manager, cercando di aiutare il Business Partner e soprattutto la propria azienda a superare le difficoltà e le criticità che obiettivamente possono presentarsi in un’operazione del genere.
Potrà ad esempio filtrare e fare da ponte tra l’azienda e il System Integrator, trasmettendo in maniera più efficace le informazioni e le esigenze dell’una e dell’altra parte.
Sarà altresì fondamentale avere un occhio di riguardo per le persone con ruoli chiave all’interno dell’azienda che dovranno essere le prime a testare e comprendere le funzionalità della nuova soluzione.
Una valida opzione che l’azienda può valutare per “salvaguardare” l’investimento fatto è quella di avvalersi di una figura specifica e specializzata, un Project Manager esterno in grado di affiancare il Business Partner, l’azienda, i suoi Key User e l’IT Manager in questo processo di cambiamento.
Approccio “Open Mind”
Per la buona riuscita del progetto sarà opportuno mantenere un approccio “Open Mind”. Si dovrà partire dal presupposto che, al di là delle ragioni che hanno portato all’acquisto di un nuovo ERP, quest’ultimo non potrà riprodurre tutte le procedure e tutte le operazioni nello stesso modo di prima. Anzi, molto spesso il cambio di un ERP è un’occasione per ripensare a determinati processi e valutare in che modo essi si possono migliorare e correggere.
Avere un atteggiamento open mind significa anche essere collaborativi e attivamente partecipi alla transizione, aiutando l’implementatore a capire le reali e significative esigenze in modo che le possa riprodurre nel nuovo sistema.
Mai fermarsi
Un ERP segue (e a volte può anche trainare) la crescita e l’evoluzione aziendale, quindi si rende necessario che la crescita dell’azienda e l’evoluzione dell’ERP procedano simultaneamente e si completino a vicenda. Questo è possibile se gli utenti e l’azienda sono proattivi e disposti ad investire tempo e risorse su implementazioni e migliorie del prodotto, affinché venga mantenuta l’efficacia dello strumento nel corso del tempo.
Ruolo altresì cruciale dovrà avere la società implementatrice che dovrà disporre anch’essa delle risorse e delle competenze necessarie per rispondere con efficacia e tempestività alle esigenze del cliente e guidarlo nella migliore risoluzione possibile delle sue richieste.
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